Sponsoren-Anschreiben

Neben der Sponsoren-Präsentation gehört auch das Sponsoren-Anschreiben zu den wichtigen Sponsoring-Unterlagen, die jeder Sponsor-Suchende vorliegen haben sollte. In diesem Beitrag erkläre ich, wie man ein professionelles Sponsoren-Anschreiben erstellt.

Typische Fehler bei Sponsoren-Anschreiben

Neben der Sponsoren-Präsentation gehört auch das Sponsoren-Anschreiben zu den wichtigen Sponsoring-Unterlagen. Allerdings glauben viele Sponsor-Suchende, dass der Versand eines Sponsoren-Anschreibens allein ausreicht, um Sponsoren gewinnen zu können. Daher wird in den meisten Anschreiben mit langen Ausführungen versucht das Sponsoring-Projekt vorzustellen und einen Sponsor von einem Engagement zu überzeugen. Hierbei machen Sponsor-Suchende häufig folgende typische Fehler:

Mangelhafte Rechtschreibung und Grammatik
Unprofessionelles Layout
Anschreiben viel zu lang
Zu viele und irrelevante Informationen im Anschreiben
Einbindung von Bildmaterial in einem dafür ungeeigneten Brief-Format

Praxisbeispiel Sponsoren-Anschreiben

Viele Sponsor-Suchenden schicken mir ihre Sponsoren-Anschreiben mit der Bitte zu, diese auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. Der Großteil der Anschreiben, ist absolut verheerend und sieht häufig folgendermaßen aus (und das ist jetzt kein Witz!):

Das in der Abbildung dargestellte Anschreiben ist ein original Sponsoren-Anschreiben für ein Motorsport-Projekt, welches einer meiner Kunden in dieser Form tatsächlich an potentielle Sponsoren verschicken wollte. Leider sind solch unstrukturierte und wirre Anschreiben in der Praxis eher die Regel als die Ausnahme.

Stellt euch vor, Ihr habt von eurem Arbeitgeber den Auftrag zur erhalten, nach einem geeigneten Sponsoring-Projekt Ausschau zu halten, mit dem Ziel das Unternehmensimage positiv zu beeinflussen. Hättet Ihr Lust, euch mit jemandem auseinanderzusetzen, der sich bereits mit seinem Anschreiben derart unprofessionell präsentiert? Könntet Ihr euch vorstellen ein derartiges Anschreiben eurem Chef als tolle Offerte für ein Sponsoring vorzuschlagen? Vermutlich nicht.

Doch was zeichnet ein gutes Anschreiben an Sponsoren aus? Woran kann man sich orientieren? Ein Sponsoren-Anschreiben kann mit einem Bewerbungsschreiben verglichen werden. Wie ein Bewerbungsschreiben dient das Sponsoren-Anschreiben lediglich dazu, sich vorzustellen und sein Anliegen kurz vorzutragen. Daher sollte das Anschreiben insgesamt auch maximal eine Seite lang sein. Weiterführende Informationen findet der Leser in den beigefügten Unterlagen. Bei Bewerbungen auf einen Arbeitsplatz sind dies die Bewerbungsmappe mit Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzen. Bei Bewerbungen für ein Sponsoring ist das die Sponsoren-Präsentation.

Warum das Sponsoren-Anschreiben kurz und nur in Textform verfasst werden sollte ergibt sich aus seinem Zweck:

Der Leser soll in die Lage versetzt werden, den Inhalt des Anschreibens in kürzester Zeit zu erfassen, selbst wenn er es nur querliest oder überfliegt.
Das Anschreiben soll beim potentiellen Sponsor mit für ihn relevanten Schlüsselbegriffen sofort Interesse am Projekt und der ergänzenden Sponsoren-Präsentation zu wecken.

Wenn man sich etwas Mühe gibt, dann kann bereits das Anschreiben einen sehr guten Eindruck beim potentiellen Sponsor hinterlassen. Das weiter oben erwähnte Anschreiben sah beispielsweise folgendermaßen aus, nachdem ich es optisch und inhaltlich überarbeitet hatte:

Das im Beispiel weiter oben aufgeführte Sponsoren-Anschreiben nach der Überarbeitung. Optisch ansprechend, sauber strukturiert und inhaltlich verständlich.

Um das Anschreiben zu verbessern wurde von einem Grafikdesigner ein professionelles Logo entworfen, welches das alte, amateurhaft mit Word-Art erstellte Logo ersetzte. Anschließend wurde eine vernünftig strukturierte Geschäftsbrief-Vorlage mit allen wichtigen Informationen zum Sponsor-Suchenden angefertigt. Danach wurde das Anschreiben inhaltlich so strukturiert und überarbeitet, dass alle wichtigen Informationen auf einer einzelne DIN A4-Seite Platz fanden. Der Leser ist nun selbst beim Überfliegen des Anschreibens in der Lage sehr schnell zu erfassen wer ihn anschreibt, worum es geht und was man von ihm möchte.

Das primäre Ziel des Sponsoren-Anschreibens ist es, Interesse beim potentiellen Sponsor zu wecken und einen ersten guten Eindruck zu hinterlassen, so dass dieser sich die deutlich detailliertere und bebilderte Sponsoren-Präsentation ebenfalls durchliest.

Sponsoren-Anschreiben erstellen

Als Grundlage für das Sponsoren-Anschreiben dient die Sponsoren-Präsentation. In der Sponsoren-Präsentation sind die Informationen zum Sponsoring-Projekt bereits sehr stark verkürzt und zusammengefasst. Die Kunst bei der Erstellung eines guten Sponsoren-Anschreiben besteht nun darin, die Projektinformationen nochmals zu reduzieren und auf einer Seite in Brief-Form aufzubereiten.

Brief-Vorlage

Bevor man ein Sponsoren-Anschreiben verfasst, sollte man zunächst eine geeignete Brief-Vorlage mit Briefkopf, Kontaktinformationen und Fußzeile erstellen. Brauchbare Vorlagen findet man in vielen Textverarbeitungsprogrammen wie beispielsweise Microsoft Word. Wer ein eigenes Logo besitzt, der kann dieses in den Briefkopf integrieren und so bereits auf den ersten Blick einen ersten professionellen Eindruck beim potentiellen Sponsor hinterlassen.

Vorlage Sponsoren-Anschreiben SSV Reutlingen

Beispiel für eine professionell erstellte Brief-Vorlage für Sponsoren-Anschreiben des Fußballvereins SSV Reutlingen

Ausdruck & Sprache

Mit einem Sponsoren-Anschreiben bewegt man sich in der Regel in einem unternehmerischen Geschäfts-Umfeld. Daher sollte man neben einer tadellosen Rechtschreibung und Grammatik und auf eine adäquate Ausdrucksweise und einen im jeweiligen Geschäftsfeld üblichen Sprachstil achten.

Struktur & Inhalt

Die strukturelle und inhaltliche Gestaltung des Sponsoren-Anschreibens ist der schwierigste Teil. Man steht nämlich vor der Herausforderung, sich und das Projekt in wenigen Sätzen (maximal 200-250 Worte) vorzustellen und dabei gleichzeitig Interesse beim potentiellen Sponsor zu wecken.

Außerdem sollte ein Sponsoren-Anschreiben immer individuell für den jeweiligen potentiellen Sponsor verfasst und Bezug auf ihn genommen werden! Man sollte niemals der Versuchung erliegen Serien-Mailings mit Standard-Texten zu verschicken. Solche Massenmailings vermitteln schnell den Eindruck einer geringen Wertschätzung gegenüber dem potentiellen Sponsor und zeigen, dass man sich wenig Mühe gibt auf den Sponsor einzugehen. Für viele Sponsoring-Geber ist bereits das ein KO-Kriterium. Auch hier zeigen sich wieder Parallelen zwischen Sponsorensuche und Bewerbungsanschreiben.

Ansprache

Grundsätzlich sollte man ein Sponsoren-Anschreiben erst verschicken, nachdem man in seiner Sponsoren-Ansprache vorab mit dem potentiellen Sponsor persönlich oder telefonisch Kontakt aufgenommen hat. Dementsprechend wird im Anschreiben auf das Gespräch im Vorfeld verweisen und der Ansprechpartner mit Namen angesprochen. Den potentiellen Sponsor im Anschreiben mit „Sehr geehrte Marketing-Abteilung“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ anzusprechen, sollte man tunlichst unterlassen. Das zeigt, dass man sich keine Mühe gegeben hat den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen. Dadurch wird schnell ein unprofessioneller Eindruck vermittelt, was die Erfolgschancen bei der Sponsorensuche mindert.

Projektvorstellung

Anschließend stellt man sich selbst und sein Sponsoring Projekt mit wenigen Sätzen kurz vor. Der potentielle Sponsor soll wissen, mit wem er es zu tun hat und worum es bei der Anfrage grob geht. Anschließend müssen die herausragenden Leistungsmerkmale des Projektes (z.B. Medienpräsenz, Reichweite, Zielgruppe, etc.) herausgearbeitet und aufgeführt werden. Diese Leistungsmerkmale sollten den „Nerv“ des potentiellen Sponsors treffen und Begehrlichkeiten bei ihm wecken. Wenn möglich sollte dabei auch Bezug auf die Marketing- bzw. Kommunikationsziele des Unternehmens genommen werden.

Mit dem Verweis auf ausführlichere Informationen in der beigefügten Sponsoren-Präsentation soll der potentielle Sponsor dazu bewegt werden, diese ebenfalls zu lesen. Gelingt dies, hat das Sponsoren-Anschreiben seinen Zweck erfüllt.

Rückfragen & erneute Ansprache

Am Ende des Anschreibens bietet man sich selbst als Ansprechpartner für weitere Fragen an. Außerdem sollte man eine erneute Kontaktaufnahme zu einem bestimmten Zeitpunkt ankündigen. Hierdurch wird eine gewisse Verbindlichkeit aufgebaut und ein höflicher Anstoß gegeben, sich bis zum genannten Zeitpunkt mit dem angebotenen Sponsoring-Projekt zu befassen. Der Termin für die erneute Kontaktaufnahme sollte aber nicht zu kurz gewählt sein. Etwa eine Woche nach Erhalt des Schreibens ist für die meisten Anfragen passend.

Negativbeispiele Sponsoren-Anschreiben

Auf meinem Pinterest-Account pflege ich eine Liste mit Negativbeispielen für Sponsoren-Anschreiben, die ich entsprechend kommentiere und gerne auch mit anderen Usern diskutiere. Dort könnt ihr einige Negativbeispiele von Sponsoren-Anschreiben einsehen, damit ihr seht wie man es nicht machen sollte.